Eerlijke ICT

24 jaar kennis en ervaring

CNE Blog

CNE Blog
Regelmatig bloggen we over diverse interessante ICT gerelateerde zaken

Een (on)gemakkelijke keuze: Microsoft 365 of Google Workspace (?)

google workspace logo microsoft365

Microsoft en Google bieden een ICT 'totaaloplossing' voor zo'n beetje elk type en formaat bedrijf en behappen samen een zeer groot deel van de wereldmarkt. Relatief kleine spelers als het Indiase Zoho blazen hun partij mee, en steeds luider, maar kunnen qua volume nog niet tippen aan Microsoft en Google. Wel is Zoho een partij om in de gaten te houden. Wij doen dat dan ook zeker (voor u). 

In dit artikel focussen we op Google Workspace (voorheen G-Suite) en Microsoft 365 (voorheen Office 365) en schetsen voor u onze gedachten hierover. Onderstaand stuk omvat dus onze visie op de werkelijkheid. Een andere visie is natuurlijk altijd mogelijk.

Functies

Kort samengevat bevatten beide productpakketten, Microsoft 365 en Google Workspace alles wat een organisatie nodig voor het bewerkstelligen van hun kantoor-IT gerelateerde productiviteit:

  • Tekstverwerkers, spreadsheets en presentatieprogramma's en andere document-geörienteerde applicaties
  • Cloud opslag van deze en andere documenten
  • Zakelijke collaboratie tools zoals e-mail, agenda, chat, planning tools en (video-) vergadertools
  • Monitoring, rapportage- en beveiliging tools voor management, compliance en security zoals 2FA (2-factor authenticatie)
  • Hulpmiddelen voor data-analyse en -vergaring

De kracht van dezelfde type applicaties op beide platformen ontloopt elkaar weinig.  Google levert haar applicaties uitsluitend in een browser terwijl Microsoft een deel van zijn applicaties ook aanbiedt als desktop-applicatie. Deze desktop-applicaies van Microsoft zijn uitgebreider in functie en presteren beter, maar zijn ook duurder in het licentiemodel én vereisen krachtiger hardware. 

Browser-based versus desktop-applicatie

De bekendste en meestgebruikte tools ter wereld zijn MS-Word, MS-Excel en MS-Outlook. Alle 3 dus van Microsoft (MS) en onderdeel van Microsoft 365. Deze applicaties worden aangeboden als desktop-applicatie én als browser-based applicatie.  De kracht van de desktop-applicaties gaat verder dan die van de browser-gebaseerde varianten. Bijkomend voordeel is dat ze off-line gebruikt kunnen worden, alhoewel dat voordeel tegenwoordig bijna niet meer belangrijk is omdat, zeker in Nederland, vrijwel iedereen altijd is verbonden met het internet.

Google biedt haar applicaties uitsluitend aan in een browser, bij voorkeur natuurlijk hun eigen Chrome waarvoor de applicaties ook geoptimaliseerd zijn. Hierdoor kan ook de relatief goedkope en lichte Chromebook gebruikt worden als volwaardig werkstation met dien verstande dat de Chromebook voor niet veel meer dan dat kan worden gebruikt.  Een boekhoudprogramma als Exact kan je er niet op draaien bijvoorbeeld. Een Chromebook, zoals de naam al zegt, is een browser maar niet veel meer.

Wanneer je de desktop-varianten van Microsoft wilt gebruiken, zoals Word, Outlook en Excel, is een wat krachtiger PC of Apple met een eigen besturingssysteem nodig. Dat is vanzelfsprekend iets duurder maar deze pc of Apple kan ook gebruikt worden voor applicaties buiten de Microsoft 365 en Google Workspace omgevingen zoals boekhoudpakketten, games en geavanceerde grafische tools zoals AutoCad en Adobe InDesign.

Prijzen en licenties

Microsoft heeft een zeer uitgebreid en voor de leek zeer ondoorzichtige licenctiestructuur. Omdat Microsoft in veel licentievormen de desktop applicaties meeneemt (en soms zelfs het onderliggende OS Windows 10) is het vergelijken van prijzen een hachelijke zaak. Te meer omdat Google slechts 3 licentievormen kent. Microsoft heeft er tientallen.  

Als je de ruis van de desktop-applicaties uit de caclulatie haalt (het is ook mogelijk om Microsoft 365 af te nemen zónder deze desktop-applicaties, maar alleen met de browser-varianten ervan) zijn de tarieven zeer vergelijkbaar.
Oftewel: De licentiekosten spelen geen rol van betekenis bij de keuze voor Google Workplace of Microsoft 365. 

Gebruikers

De allerbelangrijkste factor bij de keuze tussen Google Workplace en Microsoft 365 is de gebruiker. In de meeste gevallen dient er rekening mee te worden gehouden dat de gebruiker in het algemeen vergroeid is met de vertrouwde applicaties zoals Outlook, Word en Excel.
In de Nederlandse ICT omgevingen werkt 99% van de gebruikers met deze applicaties.

Dat wetende, moet je dus als ICT beslisser terdege rekening houden met een aantal belangrijke overwegingen:

    1. In hoeverre is de gemiddelde gebruiker* in jouw organisatie in staat om afstand te doen van de vertrouwde applicaties en over te stappen naar nieuwe applicaties.
    2. In hoeverre is jouw organisatie in staat om te voorzien in trainingen voor deze gebruikers om ze te leren werken met de nieuwe applicaties op hetzelfde niveau als dat ze nu met de huidige applicaties doen
    3. In hoeverre is jouw organisatie in staat om de gebruikers te ondersteunen wanneer ze er niet uitkomen? 

* Eén van de gevaren is om uit te gaan van zo'n 'gemiddelde gebruiker'. Zoals onze eigen koningin al zei, bestaat de gemiddelde Nederlander niet, en dat geldt ook voor gebruikers van ICT omgevingen. Het is veel verstandiger om uit te gaan van de gebruikers die het minst in staat zijn om veranderingen te accepteren. Soms overigens wegens de lage bereidheid om afstand te doen van het vertrouwde, maar ook ingegeven door puur functionele aspecten in relatie tot leercurve en complexiteit. Anders gezegd, hoe meer en intensiever een gebruiker of gebruikersgroep werkt met vertrouwde applicaties des te lager is de bereidheid én de mogelijkheid om er afstand van te doen.  Er bestaat een reëel gevaar dat gebruikers 'hun hakken in het zand gaan zetten'. 

Als voorbeeld van dat laatste aspect:  een gebruiker maakt veel gebruik van mail-merge. Hij haalt zijn gegevens uit een Excel sheet en koppelt deze aan een Word document om vervolgens een mail-merge uit te voeren. Bijvoorbeeld voor een mailing.  Dit is een handeling die hij compleet beheerst in Word en Excel. Maar nu moet diezelfde gebruiker dat gaan doen met Sheets en Docs, de Excel en Word equivalenten van Google dus. 
Bedenk en probeer te berekenen wat het kost om deze gebruiker compleet om te scholen met behoud van enthousiasme. 

Oftewel: Hoe zorg je ervoor dat de gekozen omgeving volledig wordt geaccepteerd door jouw organisatie. 

verandering370x247

Migratie

Naar Microsoft 365

Bij de keuze voor Microsoft 365 is de acceptatiegraad van de organisatie meestal vele malen hoger dan die bij de keuze voor Google Workspace vanwege het gegeven dat 99% van de gebruikers gewend is om te werken met de bekende Microsoft applicaties.
Een migratietraject van bv een lokale client-server omgeving naar Microsoft 365 is in de regel een relatief eenvoudige exercitie:

  • Er behoeft geen conversie plaats te vinden van bestanden. Niet tijdens de migratie en niet erna
    • Inclusief onderliggende rechtenstructuur
  • Er behoeft geen conversie plaats te vinden van e-mail (van Outlook/Exchange naar Gmail)
    • Inclusief onderliggende rechtenstructuur
  • Er behoeft geen conversie plaats te vinden van Agenda's 
    • Inclusief onderliggende rechtenstructuur

Alhoewel de mensen in de organisatie wel moeten leren werken met nieuwe fenomenen als Sharepoint en Onedrive, is de hoeveelheid benodigde trainingstijd minimaal. In wezen verandert er voor de gebruiker niet zo heel erg veel. 

Ook na de migratie zal de druk op de ICT afdeling niet toenemen. De applicaties en de functies zijn bekend, hooguit zijn er in het begin wat 'wenningsverschijnselen' bij het werken met Sharepoint en Onedrive en wellicht met wat nieuwe applicatie zoals Teams.

Naar Google Workspace

Wanneer er wordt gekozen voor een migratie naar Google Workspace is de impact op de organisatie en dus op het migratietraject vele malen hoger. Zoals eerder gezegd: naarmate de gebruiker of gebruikersgroep intensiever werkt met de applicaties des te lager de bereidheid én de mogelijkheid om te migreren. 

Twee belangrijke aspecten zijn ook:

  1. De soort organisatie
  2. De grootte van de organisatie

1}  Organisaties met een stevige 'IT cultuur', zoals technische en semi-technische bedrijven of organisaties met een hoog bèta gehalte zullen een migratie naar Google Workspace eerder omarmen dan een organisatie waarbij het bèta-gehalte laag is, zoals bij de zorg- en welzijnssector, een deel van de overheid en organisaties waarbij het opleidingsniveau lager is dan gemiddeld. Ook een factor van betekenis is de betrokkenheid van de medewerkers bij de back-office van de organisatie of het bedrijf. Wanneer er bijvoorbeeld relatief veel vrijwilligers zijn, of veel ambulante medewerkers is de migratieproblematiek een serieuze issue.

2) Het is evident dat grotere organisaties meer migratieproblemen zullen tegenkomen dan kleine. Dat heeft niet alleen te maken met het aantal mensen, maar zeker ook met de exponentionele complexiteit van de ICT:  wanneer de omvang van de organisatie toeneemt, neemt ook de complexiteit van de ICT toe en niet alleen de hoeveelheid.  Denk daarbij vooral aan onderlinge verbanden tussen systemen en data en de beheersbaarheid daarvan. 

Conversie

Probeer ook te calculeren wat het kost om de bestaande Word documenten en sjablonen en Excel sheets om te bouwen naar respectievelijk Docs en Sheets:

  • met volledig behoud van integriteit van data
  • met volledig behoud van opmaak/layout, lettertypes, plaatjes
  • met volledig behoud van interoperabiliteit

Maar ook presentaties, documentatie, archieven(!).

Compatibiliteit

Wetende dat een zeer groot gedeelte van Nederlandse en Europese organisaties werkt met Microsoft producten, is de compatibiliteit van uw Google Workspace bestanden met de bestanden van Microsoft een belangrijke factor. Er zijn conversietools die een document kunnen omzetten van het ene naar het andere formaat, maar 100% foutloos gaat dat helaas nooit. En zolang het alleen opmaak of lay-out zaken betreft, is de problematiek te overzien, maar wat als er gegevens verloren gaan of misschien nog wel erger, incorrect worden geconverteerd?

Als uw organisatie grotendeels op een eiland leeft, is de compatibiliteit-problematiek te overzien. Maar wanneer u regelmatig bestanden uitwisselt met andere organisaties of met particulieren, is compatibiliteit een belangrijk onderwerp.

Conclusies

De belangrijkste conclusies op een rijtje:

  • Wanneer het om de maandelijkse (licentie-) kosten gaat, is Google Workspace in de meeste gevallen goedkoper, zeker wanneer er bij Microsoft wordt gekozen voor een licentiemodel waarbij de desktop-applicaties zijn inbegrepen.  Als dat niet zo is, ontlopen de maandelijkse kosten elkaar nauwelijks.
    Maar:
    • De migratie naar Google Workspace is kostbaar
    • De acceptatie van uw medewerkers om over te stappen naar Google Workspace en haar applicaties zal een moeizaam en dus kostbaar proces zijn
    • De kosten die uw organisatie moet maken om uw medewerkers volledig te trainen om optimaal met de nieuwe omgeving te werken zal een langdurig en kostbaar proces zijn
    • Het converteren van bestaande bestanden naar de nieuwe bestandsformaten is een zeer kritisch en risicovol proces
    • De interoperabiliteit en de compatibiliteit van de nieuwe bestandsformaten is niet gegarandeerd.
  • Migratie naar een Microsoft 365 omgeving is qua licentiekosten (en dus de kosten per maand) in de meeste gevallen duurder dan die van Google Workspace
  • Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de desktop-applicaties zijn zwaardere en dus duurdere werkstations (computers en laptops) nodig.
    Maar:
    • De migratie naar Microsoft 365 is relatief eenvoudig en goedkoop
    • De acceptatiegraad van uw medewerkers om over te stappen naar Microsoft 366 is hoog omdat er zeer weinig verandert. Er zal wel sprake zijn van een wenningsproces
    • De kosten die uw organisatie moet maken om uw medewerkers volledig te trainen zijn laag omdat het trainingstraject er kort is, er verandert immers weinig
    • Omdat er geen sprake is van conversie van bestanden is er geen risico op dataverlies, dataverminking of verlies van interoperabiliteit en incompatibiliteit

Kort gezegd: Migreren van een lokale client-server omgeving of een RDP omgeving naar Microsoft 365 levert een hogere maandprijs op dan het migreren naar Google Workspace, maar dat weegt ruimschoots op tegen de veel hogere migratiekosten en vooral de grote risico's bij het migreren naar Google Workspace.

  • De beheerkosten zullen op termijn elkaar niet heel veel ontlopen. Wel zal er in het begin meer ondersteuning nodig zijn bij Google Workspace vanwege de relatieve onbekendheid van de applicaties
  • De beveiliging is op beide platformen in orde. Zij voldoen beide aan de GDPR/AVG normen
  • De tweede lijns ondersteuning (die van de software-giganten zelf, dus niet die van uw eigen ICT leverancier) is bij Microsoft aantoonbaar beter dan bij Google
  • Wanneer er, om welke reden dan ook, gekozen wordt voor een migratie of integratie naar/van beide platformen, zijn er onderlinge collaboratietools beschikbaar. Deze zijn echter niet bepaald perfect. Een combi van beide platformen is dus in de regel niet gewenst
  • Beide platformen voorzien in beveiliging zoals encryptie, redundantie, (spam-) filtering, virusdetectie en zo meer, maar lokale maatregelen zoals firewalls, anti-virus en anti-malware programma's zijn nog steeds zeer nodig evenals het beheer van uw systemen, uw verbindingen (Wifi, internet) en uw randapparatuur zoals printers en scanners
  • Bij de overstap naar welke grote partij dan ook zal de ondersteuning en de kennis van uw lokale ICT leverancier altijd nodig zijn, misschien wel meer dan ooit

De keuze voor Microsoft 365 of Google Workspace valt veel gunstiger uit voor Microsoft 365. Wellicht uitgezonderd zijn nieuwe organisaties die voor deze keuze staan. Een aantal argumenten is dan niet geldig, maar nog steeds zou het op dit moment eenvoudiger en handiger zijn om de keuze te laten vallen op Microsoft 365. 

1
CNE Security - Meet en weet uw ICT risico's
De eigen stek

Related Posts

By accepting you will be accessing a service provided by a third-party external to https://cne.nl/